Ik zit alweer in het derde jaar van de opleiding Vrijetijdsmanagement. In september ben ik begonnen met mijn stage die tot eind maart zal duren. Op mijn blogspot wil ik ook graag een stuk vertellen over mijn ervaringen en momenten bij VNU Exhibitions Europe – Trade Mart Utrecht tot nu toe. VNU Exhibitions Europe is het bedrijf waar ik stage loop en ze hebben daar verschillende beurzen/afdelingen en ik werk voor Trade Mart Utrecht. Bij de achtergrond staat meer informatie over VNU en Trade Mart Utrecht.
Vanaf dag 1 ben ik al met mijn neus in de boter gevallen. Ik kon namelijk gelijk op de Najaarsbeurs meekijken, wat erg handig is voor de Voorjaarsbeurs die ik mee ga draaien in maart. Ik voelde me ook meteen op mijn gemak binnen het TMU team. Ik heb leuke collega’s waarbij ik echt het gevoel heb dat ik welkom ben en mijn vragen kan stellen. Dit is voor mij wel een hele belangrijke factor binnen het bedrijf: ‘een fijn team’. Ik kan helemaal mezelf zijn en dat vind ik erg fijn. Mijn stagebegeleider Marjolijn van Bruggen kwam in oktober weer terug vanwege zwangerschapsverlof. Vanaf toen hebben we de taken samen opgepakt en dat gaat erg goed samen. Ik ben dus de ondersteuning van Marjolijn van Bruggen en zij is de operationele manager binnen het team.
Inmiddels zit ik alweer over de helft van mijn stageperiode heen en heb ik al zoveel dingen meegemaakt. De dagen vliegen voorbij en ik heb het nog steeds ontzettend naar mijn zin. Hieronder volgen een aantal puntjes die ik onder andere heb geleerd;
De zakelijke wereld. Ik leer hier uitstekend hoe ik moet omgaan in de zakelijke wereld met collega’s, exposanten en bezoekers. Je leert om te gaan met termen die ze in het werkveld gebruiken, mondelinge en schriftelijke communicatie komen dagelijks aan bod en professionele houding is dus van groot belang.
Communicatie. Ik leer ontzettend veel over het communiceren binnen en buiten het bedrijf. Bij alles wat je de deur uit doet bijvoorbeeld een brief, e-mailings, flyers etc. moet je een aantal keer lezen voordat het echt de deur uit gaat om fouten/problemen te voorkomen. Ook heb ik geleerd om brieven te maken met coreware en merger via Excel. De website is ook enorm belangrijk en dat is niet zo makkelijk als het lijkt. We krijgen een nieuwe template voor de website en deze heb ik samen met mijn twee andere collega’s bekeken en aangevuld. Over websites heb ik veel geleerd door de training sitecore en het werken in de websites. Daarnaast heb ik van mijn collega een boekje gehad die ik nu aan het lezen ben: “Overtuigend en Interactief Schrijven” van Rob Woelinga en Wim van der Mark. Het gaat over het professioneel schrijven & beoordelen van tekst voor: mailings en e-mailings, websites, blogs & banners, persberichten & offertes en advertenties.
Andere beurzen. VNU organiseert ruimt 60 beurzen per jaar. Ik ben al naar verschillende beurzen geweest afgelopen maanden en daar heb ik verschillen gezien in doelgroep en standbouw etc. Ik heb de volgende beurzen bezocht; Trade Mart Utrecht collectieve beursdag, Najaarsbeurs Trade Mart Utrecht, Beauty Sales Dimensions beurs, Elektrotechniek 2011, Wijs u Weg (gereformeerden) beurs, Kampeer & Caravan beurs, Krea Doe, en Sla Uw Slag Trade Mart Utrecht.
Budgettering. Het is erg belangrijk om de budgetten goed te bewaken. Hiervoor hebben wij het CTA waar onze budgetten in bijgehouden worden. Ik codeer de offertes en zet de bedragen in het CTA op bijvoorbeeld factuur of besteld. Als ik gadgets ergens voor heb opgevraagd moet ik ook erg goed rekening houden met het budget dat ik daarvoor heb gekregen. Ik moet ook de contractverlengingen (brieven) maken voor de verschillende exposanten bij ons. Hierdoor leer ik ook veel over de kosten van het aantal m2 die je in gebruik hebt.
Designers. Mijn geheel eigen project voor de Voorjaarsbeurs is het Design Plaza op de Voorjaarsbeurs in maart. Hier krijgen 12 jonge designers/ net afgestudeerden de kans om voor een redelijke prijs hun samples/producten te presenteren aan de Nederlandse retailmarkt. Zij krijgen een stand van 2X2 m waarin zij hun spullen kunnen neerzetten. Aan mij de taak om jonge designers te werven. Daarvoor ben ik ook naar de Dutch Design Week geweest wat erg geslaagd was. En verder ben ik bezig met het bellen, mailen en benaderen van designers. Op het moment heb ik 5 designers en daarnaast een planning van wat er nog allemaal moet gebeuren voor het Design Plaza tot aan de Voorjaarsbeurs. Hierdoor leer ik de wereld van de designers beter kennen, maar ook het bellen, e-mailen, intekenen standbouw etc.
Facilitair gebied. Elke maand staat er een facilitair overleg ingepland met mij, Marjolijn, Marjolein en Miranda. Wij bespreken dan met zijn vieren de facilitaire zaken voor de komende beursdag, Sla Uw Slag, de Voorjaarsbeurs etc. Zo leer ik ontzettend veel over de schoonmaak, afval, elektriciteit, stroom, verlichting, standbouw, internet etc.
Planningen. Dit is erg belangrijk in het bedrijfsleven. Hiervoor houdt ik mijn agenda in outlook up to date en plannen we afspraken in. Het is een ontzettend fijn systeem. Hiernaast heb ik ook nog actielijsten/planningen voor mezelf met deadlines. De combinatie werkt er goed.
Gadgets en Entertainment. Voor de Kraak de Kluis actie bij de Jewels & Watches Preview hebben we ook een troostprijs nodig. Ook hiervoor heb ik weer verschillende bedrijven en gadgets bekeken en alle stappen doorlopen. Ik heb uiteindelijk met goedkeuring voor een blikje gekozen met daarin bolletjes om een klavertje vier te planten. Voor de wikkel heb ik verschillende ideeën op papier gezet. Ik heb de specificaties doorgegeven aan Traffic & Productie en Roel heeft voor mij weer een opmaat gemaakte wikkel geproduceerd. Deze is helemaal klaar en opgestuurd naar het bedrijf. En nu krijg ik rond eind januari het blikje binnen.
Voor de Voorjaarsbeurs heb ik al een gadget achter de hand voor Jewels & Watches namelijk de roos van spek, maar dit komt t.z.t.
Het entertainment de “Heeren van het Goede Leven” heb ik ook al geregeld voor in de centrale hal beneden voor op de Voorjaarsbeurs.
En voor de sinterklaasactie op 28 november had ik ook een gadget geregeld namelijk het strooigoedzakje. Het was erg leuk om het uiteindelijke resultaat te zien. En je moet met veel meer zaken rekening houden dan je vantevoren bedacht hebt.
Naast deze punten heb ik natuurlijk nog veel meer geleerd, maar dan wordt het een eindeloos lange lijst.
Ik heb ook al leuke dingen met mijn stage meegemaakt zoals; de sinterklaasviering, de kerstborrel, MAX Proms, het Wintercircus en binnenkort mag ik ook mee samen met een andere collega naar de musicals Wicked en Miss Saigon, omdat ik hiervoor veel heb geregeld. Ik ben ontzettend blij met de keuze voor Trade Mart Utrecht. Het team is echt TOP net als mijn stagebegeleider.
